Как организовать работу распределённой команды в разных странах

Внедряйте новые подходы

► Взгляд со стороны вместо микроменеджмента

Стремление лично контролировать все процессы обычно приводит к тому, что руководитель не видит картину целиком и раздражает команду чрезмерным контролем. Работая с распределённой командой, даже в одном городе трудно отследить и зафиксировать действия всех сотрудников, подгрузиться в каждую из задач. Ещё сложнее это сделать, когда вы живёте в разных странах и часовых поясах.

Совет от hh.ru

Вместо микроменеджмента сосредоточьтесь на том, что никто, кроме вас, сделать не может. Основные задачи руководителя — обучать сотрудников, контролировать их нагрузку и следить за результатами. Остальные задачи нужно делегировать сотрудникам: когда каждый занят своим делом, работа всей команды будет более слаженной и эффективной.

► Подробное документирование проектов

Хотя у удалённой работы много преимуществ, она сопряжена с уникальными проблемами. Например, из-за разницы во времени у вас в России может быть рабочий день, а у сотрудника где-нибудь в Азии — глубокая ночь. В таком случае он не сможет оперативно ответить на срочный вопрос или быстро «потушить пожар», если произошла внештатная ситуация.

Совет от hh.ru

При работе с распределённой командой важно всё документировать. Так у вас будет возможность узнать статус конкретной задачи, оценить результаты и самостоятельно решить проблему.

Грамотному документированию нужно учиться самому и обучать сотрудников. При этом корректное описание позволяет быстрее разобраться в задаче и меньше «буксовать» из-за отсутствия мгновенных ответов коллег.

Если вы всё ещё взаимодействуете с физическими документами, попробуйте кадровые электронные документы. Они помогут сократить расходы на бумагу и почту, а заодно — сэкономить время. Больше о пользе КЭДО — на воркшопе с экспертами HRlink!

Соблюдайте режим

► Командный календарь

Часто руководителю важно понимать, сколько времени в течение дня сотрудник реально проводит за решением рабочих задач. Это помогает оценить нагрузку команды и понять, пора ли нанимать новых сотрудников или команда в текущем составе успешно справляется с задачами. А если вы оплачиваете работу по часам, отслеживание времени позволяет оценить расходы на зарплату каждого из сотрудников.

Совет от hh.ru

Попробуйте завести общий календарь для всей команды, в котором будет видно загрузку и доступность каждого из сотрудников. Кроме решения ваших задач, это также поможет соблюдать рабочий этикет: назначать встречи только в рабочее время всей команды, не забывать про обеденные перерывы и не проверять почту в нерабочее время.

► Отложенные сообщения, сообщения без звука и режим «не беспокоить»

Бывают внештатные ситуации, с которыми руководитель не может справиться самостоятельно. Тогда отправить сотруднику рабочее сообщение в нерабочие часы нормально.

При этом некоторые просто любят работать поздним вечером или даже ночью. Тактично ли писать коллегам в таком случае? Не очень.

Совет от hh.ru

Если всё же нужно написать кому-то из сотрудников в нерабочие часы, пользуйтесь функцией «Отправить без звука». Такая опция есть, например, в Telegram. Она бывает полезна, когда хочется зафиксировать важную мысль или не упустить идею. Пользователь увидит сообщение, отправленное без звука, только когда сам откроет приложение.

Чтобы написать коллеге в конкретное время, не обязательно подстраиваться под его часовой пояс. Можно запланировать сообщение, и оно придёт адресату в выбранный момент.

Помните, что ваши коллеги и подчинённые тоже люди и могут забыть про функцию «Отправить без звука». Поэтому, чтобы вас никто не потревожил, можно включать на телефоне режим «Не беспокоить» в ночное время.

Используйте онлайн-инструменты для совместной работы

► Таск-менеджеры и базы знаний

Научиться подробно документировать каждый проект — полезно, но недостаточно для эффективного взаимодействия. Важно также собирать всю информацию, нужную вашей команде, в одном месте. Тогда каждый сотрудник сможет работать максимально автономно, не дожидаясь ответа коллег из других временных зон.

Совет от hh.ru

Ставить задачи сотрудникам и отслеживать прогресс по проекту удобно в специальных таск-менеджерах, например «Битрикс24». Задокументированное задание точно не потеряется, в отличие от личных сообщений в мессенджерах. А в случае необходимости коллеги смогут помочь или подхватить задачу, если кто-то заболел или ушёл в отпуск.

Наконец, у распределённой команды нет привычного офиса, поэтому сотрудники не могут прийти в соседнее помещение и задать вопрос коллегам. Это ещё одна причина, почему важно создать общий банк знаний, в который сможет обратиться каждый работник, а в идеале — не забывать постоянно обновлять и дополнять информацию о продукте.

► Сервисы кадрового ЭДО и инструменты для удалённого найма

В какой бы стране ни жили ваши сотрудники, вам придётся обмениваться с ними документами при приёме на работу, согласовании отпуска, увольнении или выплате премии. Отправить кадровые документы бывает непросто даже по России: это не самый надёжный и быстрый способ обмена бумагами. А если доставить документы нужно сотруднику на Бали?

Совет от hh.ru

Пользуйтесь инструментами для кадрового ЭДО. Законодательство РФ разрешает документооборот с сотрудниками в электронном виде. Это удобно, экономит время и деньги на доставку, а все данные хранятся в цифровом архиве и всегда под рукой.

Обмениваться электронными документами можно не только с действующими сотрудниками, но и с соискателями, которые хотят у вас работать. Модуль Start Link позволяет принимать кандидатов на работу без бумаг и личных встреч. Умный алгоритм считывает информацию со сканов, которые загрузил соискатель, проверяет его на благонадёжность и заносит данные в учётную систему. Вся работа с документами проходит онлайн и в полном соответствии с законодательством.