Секретарь (с функциями помощника руководителя)

Обязанности:

Работа с документами:

• Ведение полного цикла документооборота в группе компаний как на бумаге, так и в 1С:Документооборот;
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, внутренних документов группы компаний;
• Обработка корпоративной почты группы компаний, распределение входящих документов в Контур.Диадок;
• Прием и обработка входящих телефонных звонков;
• Создание заказов на курьерскую доставку;
• Ведение протоколов совещаний.

Работа в приемной:

• Организация приема посетителей;
• Выполнение поручений Директора;
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений работников;
• Организация корпоративных мероприятий, приуроченных к праздничным и иным значимым для компании датам;
• Поддержание порядка в приемной и пр.;
• Взаимодействие с подрядчиками офиса (УК, автомойка, вода, паркинг, и пр.);
• Обеспечение сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями (учет, контроль и хранение);
• Поддержание условий, способствующих эффективной работе коллектива (заказ воды, кофе, фруктов и пр.).

Работа с корпоративными сервисами:

• Яндекс.Такси – добавление/исключение сотрудников, отчет;
• Сотовая связь – добавление/исключение сотрудников, учет сим-карт;
• Заказ в УК пропусков;
• Формирование счетов на оплату по офисным затратам и корпоративным сервисам.

Организация командировок Руководителей:

• Покупка авиа/жд билетов;
• Бронирование гостиниц;
• Взаимодействие с бухгалтерией.

Работа с договорами частично (совместно с Менеджером по адм. Работе):

• Ведение электронного архива договоров;
• Ведение учета договоров (реестр) в программе.

Дополнительные обязанности:

• Замещение Менеджера по административной работе на время его отсутствия (приобретение билетов, обработка договоров, отправка Почтой России).

Функции помощника руководителя:

• Ведение календаря Генерального директора;
• Выполнение личных поручений Генерального директора (собственника);
• Приобретение билетов в нерабочее время как в рамках командировки, так и в личных целях.

Требования:

• Аналогичный опыт работы от 2 лет;
• Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Power Point и др.), электронная почта;
• Покупка билетов и бронирование проживания;
• 1С Документооборот и другие программы приветствуется.

Условия:

• Работа в офисе БЦ "Клевер парк", ул. Ткачей, 23 (ориентировочно до Нового года) / далее переезд в БЦ "Гастромолл";
• 5-дневка с 9:00-18:00;
• Официальное трудоустройство, полный соц. пакет;
• "Белая" з/п 100 000 рублей за месяц на руки;
• ДМС.